Überblick
Viele Unternehmen haben die E-Rechnung zunächst als Versandthema verstanden. Praktisch beginnt die neue Lage aber oft auf der Eingangsseite: Ein Lieferant kann dir seit 2025 grundsätzlich eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen können.
Genau deshalb ist es sinnvoll, Empfang, Sichtprüfung, Ablage und Weitergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung gemeinsam zu denken.
Die neue Pflicht beim Rechnungsempfang
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach der aktuellen Verwaltungsauffassung gibt es dafür keine allgemeinen Ausnahmen.
Das gilt auch für Kleinunternehmer. Wer selbst bei Ausgangsrechnungen noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist, muss auf der Eingangsseite dennoch organisatorisch vorbereitet sein.
Was mindestens ausreicht
Für den Empfang reicht nach den FAQ des BMF bereits ein E-Mail-Postfach aus. Die Hürde ist also rechtlich bewusst niedrig gehalten.
Im operativen Alltag genügt ein bloßes Postfach aber meist nicht. Ohne Weiterleitung, Sichtprüfung und Lesbarmachung entsteht schnell nur ein neuer Unsicherheitskanal.
Was nicht automatisch verlangt ist
Aus der gesetzlichen Definition folgt nicht, dass der Rechnungsempfänger schon heute zwingend eine umfassende elektronische Weiterverarbeitung im ERP aufbauen muss.
Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass keine weitergehenden Pflichten zur elektronischen Verarbeitung bestehen, als sie sich ohnehin aus den Regeln zur Aufbewahrung ergeben. Du musst also empfangsfähig sein – aber nicht jede denkbare Automatisierungsstufe sofort umsetzen.
Welche praktischen Folgen das für deinen Ablauf hat
Praktisch brauchst du drei Dinge: einen klaren Eingangsweg, eine Möglichkeit zur Sichtprüfung und eine Ablage, bei der der strukturierte Teil nicht verloren geht.
Gerade bei XRechnungen ist zusätzlich wichtig, wie Mitarbeitende die Rechnung überhaupt lesen. Dafür kann ein Viewer notwendig sein. Für ZUGFeRD ist die Lesbarkeit oft einfacher, aber auch dort bleibt der strukturierte Teil maßgeblich.
Häufige Fehler
- zu glauben, ein normales Postfach reiche ohne Prozessgestaltung dauerhaft aus,
- XRechnungen nur als unlesbare XML-Datei abzulegen,
- den strukturierten Teil beim Speichern oder Weiterleiten zu verlieren,
- Eingangsrechnungen nicht klar einem Verantwortlichen zuzuweisen,
- anzunehmen, Kleinunternehmer müssten nichts vorbereiten.
Praktische Checkliste
- Mindestens ein verlässlich überwachtes Postfach für Rechnungseingänge festlegen.
- Sicherstellen, dass strukturierte Formate intern lesbar gemacht werden können.
- Weiterleitung und Zuständigkeiten für Prüfung und Buchung definieren.
- Den strukturierten Teil unverändert am Vorgang aufbewahren.
Häufige Fragen
Reicht ein normales E-Mail-Postfach wirklich aus?
Für die Mindestanforderung beim Empfang ja. Für einen belastbaren Prozess brauchst du meist zusätzlich Regeln für Sichtprüfung, Weitergabe und Ablage.
Muss ich seit 2025 sofort eine komplette ERP-Verarbeitung einführen?
Nein. Das BMF verlangt nicht automatisch eine weitergehende elektronische Verarbeitung über die bestehenden Aufbewahrungspflichten hinaus.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja. Kleinunternehmer sind zwar bei eigenen Ausgangsrechnungen privilegiert, müssen eingehende E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.