Überblick
Wer E-Rechnungen im Alltag nur „sichtbar“ machen will, speichert schnell am Bedarf vorbei. Für die steuerliche Aufbewahrung zählt nicht zuerst die hübsche Ansicht, sondern die Integrität der eigentlichen Rechnungsdaten.
Genau deshalb ist Archivierung bei E-Rechnungen kein Nebenthema, sondern Teil des Rechnungsprozesses selbst.
Was bei E-Rechnungen mindestens aufbewahrt werden muss
Nach den FAQ des BMF ist bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Bei hybriden Formaten heißt das: Nicht nur die lesbare Darstellung zählt. Der strukturierte Datenteil darf nicht durch spätere Verarbeitung, Umwandlung oder unvollständige Ablage verloren gehen.
Welche Fristen du im Blick haben solltest
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b UStG für ein- und ausgehende Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Daneben bleiben andere Aufbewahrungsvorschriften unberührt. Für Rechnungen und Buchungsbelege spielen in der Praxis auch die Regelungen aus AO und HGB eine Rolle. Deshalb sollte die Archivierungsentscheidung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch abgestimmt sein.
Wie GoBD und Format hier zusammenspielen
Das BMF weist darauf hin, dass allein die Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems umsatzsteuerlich nicht automatisch einen Verstoß gegen § 14b UStG bedeutet. Für die Gesamtorganisation bleiben die GoBD aber trotzdem wichtig.
Besonders relevant ist seit der GoBD-Änderung 2025: Bei E-Rechnungen genügt regelmäßig die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil eines hybriden Formats muss zusätzlich nur dann erhalten bleiben, wenn er weitere steuerlich relevante Informationen enthält.
Wie eine praktikable Ablage aussieht
Praktisch bewährt sich eine Ablage, bei der Ursprungsdatei, sichtbare Darstellung, zugehöriger Vorgang und Freigabestatus zusammen auffindbar sind. Entscheidend ist, dass der XML-Teil nicht nur technisch vorhanden ist, sondern später auch noch dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann.
Für ZUGFeRD sollte geprüft werden, ob im PDF-Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen stehen. Wenn ja, gehört auch dieser Teil sauber in den Archivierungsprozess.
Häufige Fehler
- nur das PDF oder einen Ausdruck aufzubewahren, nicht aber den strukturierten Teil,
- XML-Dateien nachträglich in andere Formate umzuwandeln und das Original zu verlieren,
- hybride Rechnungen zu speichern, ohne zusätzliche relevante Informationen im Bildteil zu prüfen,
- Ablage, Buchung und Freigabe voneinander zu trennen, sodass der Prüfpfad verloren geht,
- Archivreife mit bloßer Lesbarkeit zu verwechseln.
Praktische Checkliste
- Den strukturierten Originalteil jeder E-Rechnung unverändert aufbewahren.
- Bei hybriden Formaten prüfen, ob der lesbare Teil zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält.
- Rechnungen im empfangenen Format sichern und dem Vorgang eindeutig zuordnen.
- Archivierung nicht losgelöst von Buchung, Prüfung und Freigabe organisieren.
Häufige Fragen
Reicht bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht allein aus?
Nein. Maßgeblich ist mindestens der strukturierte Teil. Der PDF-Teil ersetzt die eigentliche E-Rechnung nicht.
Darf ich eine XML-Datei nur visualisieren und die Originaldatei löschen?
Nein. Die Visualisierung kann hilfreich sein, ersetzt aber die strukturierte Originaldatei nicht.
Muss ich immer auch den menschenlesbaren Teil aufbewahren?
Nicht zwingend in jedem Fall. Nach der GoBD-Änderung 2025 ist er zusätzlich vor allem dann relevant, wenn er weitere steuerlich bedeutsame Informationen enthält.