Überblick
Die häufigste Rückfrage seit 2025 lautet nicht, wie eine XRechnung technisch aussieht, sondern viel einfacher: „Darf ich noch ein PDF schicken?“
Die richtige Antwort ist nicht schlicht Ja oder Nein. Ein PDF ist heute rechtlich anders einzuordnen als vor 2025, kann aber in vielen Fällen noch verwendet werden.
Was ein PDF seit 2025 rechtlich ist
Bis Ende 2024 fiel auch ein einfaches per E-Mail verschicktes PDF unter die damalige Definition der elektronischen Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 ist das anders.
Ein PDF gilt jetzt grundsätzlich als „sonstige Rechnung“, weil ihm das strukturierte elektronische Format fehlt. Für die Praxis heißt das: Digital versendet ist nicht gleich E-Rechnung.
Wann ein PDF trotzdem noch zulässig sein kann
In den Jahren 2025 und 2026 können Rechnungsaussteller im Übergangszeitraum grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Für Rechnungsaussteller mit Vorjahresumsätzen bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit noch bis Ende 2027.
Zusätzlich gibt es Sonderfälle, in denen auch unabhängig von der allgemeinen Übergangsphase keine E-Rechnung zwingend erforderlich ist – etwa bei bestimmten Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern.
Warum beim PDF die Zustimmung des Empfängers wichtig bleibt
Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format als der E-Rechnung – also zum Beispiel ein PDF per E-Mail – kann nach der Verwaltungsauffassung weiterhin nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Für eine echte E-Rechnung gilt das so nicht. Das BMF stellt klar, dass die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung unter den übrigen Voraussetzungen auch ohne Zustimmung des Empfängers möglich ist.
Was das für Vorsteuer und Ordnungsmäßigkeit bedeutet
Solange eine sonstige Rechnung noch zulässig ausgestellt werden darf, bleibt sie nach den FAQ des BMF weiterhin eine ordnungsmäßige Rechnung für den Vorsteuerabzug – vorausgesetzt, die übrigen Voraussetzungen stimmen.
Das ist wichtig, weil viele Unternehmen 2025 und 2026 noch Mischprozesse haben werden. Entscheidend ist daher nicht nur das Dateiformat, sondern ob die Rechnung im konkreten Fall überhaupt zulässig auf diesem Weg ausgestellt wurde.
Häufige Fehler
- anzunehmen, ein PDF sei weiterhin automatisch eine E-Rechnung,
- PDF-Prozesse ohne Blick auf die Übergangsregeln fortzuschreiben,
- die Zustimmung des Empfängers zu elektronischen sonstigen Rechnungen zu übersehen,
- zulässige PDF-Fälle mit dem künftigen Zielbild zu verwechseln,
- bei internen Prozessen nicht zu markieren, welche Rechnungen strukturiert und welche nur sonstig sind.
Praktische Checkliste
- Jede PDF-Rechnung intern als „sonstige Rechnung“ und nicht als E-Rechnung einordnen.
- Prüfen, ob der konkrete Fall noch unter die Übergangsregeln fällt.
- Bei PDF-Versand die Zustimmung des Empfängers organisatorisch absichern.
- Mittelfristig nicht nur das PDF behalten, sondern parallel den strukturierten Zielprozess vorbereiten.
Häufige Fragen
Kann ich 2026 noch PDF-Rechnungen versenden?
In vielen Fällen ja. Der Zeitraum 2025 bis 2026 ist ein allgemeiner Übergangszeitraum für sonstige Rechnungen.
Brauche ich für ein PDF die Zustimmung des Empfängers?
Bei einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format wie PDF grundsätzlich ja. Für eine echte E-Rechnung gilt dieses Zustimmungserfordernis nicht in gleicher Weise.
Ist bei einem PDF der Vorsteuerabzug automatisch verloren?
Nein. Solange die sonstige Rechnung im konkreten Fall noch zulässig ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, bleibt sie laut BMF weiterhin ordnungsmäßig.