Überblick
In vielen Teams wird die E-Rechnung zu pauschal geplant: entweder „noch lange nicht relevant“ oder „ab 2025 sofort alles nur noch XML“. Die tatsächliche Rechtslage liegt dazwischen.
Wer die Jahre 2025 bis 2028 als Stufenmodell versteht, kann deutlich sauberer priorisieren: zuerst empfangsfähig werden, dann Ausgangsprozesse geordnet umstellen.
Was in den Jahren 2025 und 2026 gilt
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich Rechnungsaussteller grundsätzlich noch dafür entscheiden, statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung zu verwenden.
Das betrifft Papier ebenso wie andere elektronische Formate wie ein PDF per E-Mail. Gerade deshalb ist diese Phase vor allem eine Übergangs- und Umstellungszeit – nicht mehr der alte Dauerzustand.
Was sich im Jahr 2027 ändert
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Möglichkeit, noch sonstige Rechnungen zu verwenden, bis Ende 2027.
Zusätzlich kann ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung noch nicht erfüllt, ebenfalls noch bis Ende 2027 verwendet werden. Für größere Rechnungsaussteller ist diese verlängerte Schonfrist dagegen kein Automatismus.
Was ab 2028 praktisch übrig bleibt
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend, soweit keine gesetzliche Ausnahme eingreift.
Wer bis dahin noch ausschließlich auf PDF oder Papier setzt, verlagert das Thema nur. Sinnvoller ist, die Übergangszeit für klare Formate, Zuständigkeiten und Archivierungswege zu nutzen.
Was das für deine Planung bedeutet
Praktisch lohnt sich eine Planung in Wellen: zuerst Empfangsfähigkeit und Lesbarkeit, dann Formatentscheidung, dann saubere Ausgangsprozesse nach Kunden- und Lieferantenstruktur.
Die Entscheidung, Übergangsregeln zu nutzen, liegt beim Rechnungsaussteller. Ein Rechnungsempfänger kann aber trotzdem bewusst Geschäftspartner wählen, deren Prozesse besser zu den eigenen Abläufen passen.
Häufige Fehler
- 2025 als vollständige Sofortpflicht für jede Rechnung zu lesen,
- die Übergangsfristen mit dauerhaften Ausnahmen zu verwechseln,
- die 800.000-Euro-Grenze falsch oder gar nicht zu prüfen,
- nur den Versand zu planen und den Empfang liegenzulassen,
- keinen internen Zeitplan für Format-, Freigabe- und Archivierungsfragen festzulegen.
Praktische Checkliste
- Eigene Jahre 2025, 2026, 2027 und ab 2028 getrennt planen.
- Vorjahresumsatz prüfen, wenn 2027 noch mitgedacht wird.
- Nicht nur auf rechtliche Zulässigkeit, sondern auch auf Prozessreife schauen.
- Lieferanten- und Kundenkommunikation rechtzeitig vorbereiten.
Häufige Fragen
Darf ich 2025 noch Papierrechnungen oder PDFs verwenden?
Ja, im allgemeinen Übergangszeitraum 2025 bis 2026 grundsätzlich schon. Für PDFs als sonstige elektronische Rechnung bleibt aber die Zustimmung des Empfängers relevant.
Gilt die verlängerte Frist 2027 für alle Unternehmen?
Nein. Die Verlängerung ist insbesondere an den Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers geknüpft.
Wer entscheidet über die Nutzung der Übergangsfristen?
Die Entscheidung liegt grundsätzlich beim Rechnungsaussteller. Der Rechnungsempfänger kann seinen Geschäftspartner aber natürlich nach praktischen Kriterien auswählen.