Überblick
Rechnungsberichtigungen waren schon vor 2025 ein sensibles Thema. Mit der E-Rechnung wird es noch wichtiger, nicht nur den Inhalt, sondern auch das richtige Format mitzudenken.
Für die Praxis geht es vor allem um drei Fragen: Muss die Korrektur wieder strukturiert erfolgen, wie eindeutig ist der Bezug zur Ursprungsrechnung und was gilt noch in der Übergangsphase?
Der Grundsatz bei Berichtigungen
Nach der aktuellen BMF-FAQ gilt: Sofern eine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, hat auch die Berichtigung nach § 31 Absatz 5 UStDV als E-Rechnung zu erfolgen.
Das ist die zentrale neue Denkrichtung. Eine fehlerhafte E-Rechnung wird also nicht einfach wieder in einen beliebigen Altprozess zurückgedreht, sondern grundsätzlich innerhalb des strukturierten Systems berichtigt.
Was während der Übergangsfristen noch möglich ist
Die FAQ des BMF lassen gleichzeitig Raum für die Praxis: Während der Übergangsfristen kann eine Rechnungsberichtigung weiterhin auch ohne Verwendung einer E-Rechnung vorgenommen werden.
Das bedeutet: In der Umstellungsphase müssen Unternehmen nicht jede Korrektur sofort in ein vollständig neues strukturiertes Verfahren pressen. Langfristig sollte der Korrekturprozess aber mit dem Zielbild kompatibel sein.
Warum der Bezug zur Ursprungsrechnung so wichtig ist
Schon nach § 31 Absatz 5 UStDV müssen fehlende oder unzutreffende Angaben durch ein Dokument übermittelt werden, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Das BMF stellt außerdem klar, dass auch eine Berichtigung in einer folgenden E-Rechnung möglich sein kann – solange das Berichtigungsdokument die ursprüngliche E-Rechnung präzise und eindeutig referenziert.
Ein praktikabler Ablauf im Alltag
Operativ ist es sinnvoll, zunächst den Korrekturgrund klar zu benennen: fehlende Pflichtangabe, falscher Empfänger, unzutreffender Steuerhinweis oder sonstige Abweichung.
Danach sollte festgelegt werden, ob eine echte Berichtigung, eine Stornierung mit Neuerstellung oder eine andere Form der eindeutigen Bezugnahme der passendere Weg ist. Gerade in Mischprozessen zwischen PDF und E-Rechnung ist eine klare Dokumentation wichtig.
Häufige Fehler
- bei verpflichtender E-Rechnung einfach wieder auf eine isolierte PDF-Korrektur zurückzufallen,
- den Bezug zur Ursprungsrechnung nicht eindeutig zu dokumentieren,
- kleine Inhaltsänderungen ohne nachvollziehbaren Korrekturpfad vorzunehmen,
- Berichtigung, Storno und Neuerstellung begrifflich durcheinanderzubringen,
- Korrekturen nicht gemeinsam mit der Ursprungsrechnung abzulegen.
Praktische Checkliste
- Vor jeder Korrektur den konkreten Fehler und die passende Korrekturform festhalten.
- Prüfen, ob im konkreten Fall bereits wieder eine E-Rechnung für die Berichtigung geboten ist.
- Die Ursprungsrechnung spezifisch und eindeutig referenzieren.
- Berichtigungsdokumente und Ausgangsbeleg gemeinsam am Vorgang speichern.
Häufige Fragen
Muss eine Korrektur immer wieder als E-Rechnung erfolgen?
Wenn die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift, ja grundsätzlich schon. Während der Übergangsfristen lässt die Verwaltungsauffassung aber noch Erleichterungen zu.
Reicht es, nur die fehlenden Angaben nachzureichen?
Ja, das kann genügen – entscheidend ist, dass sich das ergänzende Dokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Kann die Korrektur auch in einer späteren E-Rechnung erfolgen?
Ja, das BMF hält das für zulässig, wenn die spätere E-Rechnung die ursprüngliche Rechnung eindeutig referenziert.