Was sich 2025 geändert hat
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist zum 1. Januar 2025 eine Frist gesunken, die viele Selbstständige und kleine Betriebe im Alltag betrifft: Buchungsbelege müssen in vielen Fällen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Geregelt ist das in den allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften (§ 147 AO, § 257 HGB).
Unter Buchungsbelege fallen typischerweise die Unterlagen, die einen Geschäftsvorfall nachweisen: ein- und ausgehende Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder Eigenbelege. Genau für diese Gruppe greift die neue Acht-Jahres-Frist.
Wichtig dabei: Die Verkürzung erfasst nicht nur frische Belege, sondern grundsätzlich alle, deren bisherige Zehn-Jahres-Frist am Stichtag noch nicht abgelaufen war. Dadurch wirkt die Änderung rückwirkend und sortiert ältere Jahrgänge mit aus.
- 8 Jahre: ein- und ausgehende Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Eigenbelege
- Rechtsgrundlage sind die allgemeinen Aufbewahrungsvorschriften (§ 147 AO, § 257 HGB)
- gilt seit dem 1.1.2025, auch für am Stichtag noch nicht abgelaufene Belege
- Ziel des BEG IV: weniger Aufbewahrungsaufwand für Unternehmen
Wofür weiterhin zehn Jahre gelten
Die kürzere Frist gilt nicht für alles. Für mehrere zentrale Unterlagen bleibt es typischerweise bei zehn Jahren: Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie Handels- und Grundbücher. Auch die Verfahrensdokumentation nach den GoBD ist hier ein häufig übersehener Punkt, der in der Regel der Zehn-Jahres-Frist folgt.
Daraus kann sich im selben Vorgang ein gemischtes Bild ergeben: Die einzelnen Rechnungen eines Jahres dürfen unter Umständen schon weg, während die zugehörige Verfahrensdokumentation oder der Jahresabschluss noch aufzubewahren ist. Es lohnt sich also, vor dem Aussortieren genau zu sortieren, was als Buchungsbeleg gilt und was nicht.
Der Fristbeginn ist in beiden Fällen gleich: Die Aufbewahrungsfrist startet typischerweise mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde beziehungsweise der Abschluss aufgestellt oder das letzte Buch geschlossen wurde. Ab diesem Jahresende läuft die Acht- oder Zehn-Jahres-Frist.
- 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Bücher
- 10 Jahre: Verfahrensdokumentation (GoBD) – oft vergessen
- Fristbeginn jeweils mit Ende des Kalenderjahres der Ausstellung/Aufstellung
- im selben Vorgang können kurze und lange Fristen nebeneinanderstehen
Welche Jahrgänge sich 2026 aussortieren lassen
Weil die Frist mit dem Jahresende beginnt und 2025 verkürzt wurde, ergibt sich für 2026 eine recht greifbare Faustregel. Buchungsbelege wie Rechnungen oder Quittungen aus 2017 und früher haben ihre Acht-Jahres-Frist in vielen Fällen zum Ende 2025 erreicht und lassen sich 2026 typischerweise aussortieren. Ein Beleg aus 2017 begann seine Frist am 31.12.2017 und erreichte acht Jahre später, also Ende 2025, das Fristende.
Für die Zehn-Jahres-Gruppe sieht es anders aus: Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen lassen sich 2026 in der Regel erst ab dem Jahrgang 2015 und früher aussortieren. Handels- und Geschäftsbriefe folgen mit sechs Jahren einer eigenen Frist und betreffen 2026 oft die Jahrgänge 2019 und früher.
Ein Vorbehalt bleibt aber wichtig: Eine laufende oder angekündigte Betriebsprüfung kann die Frist hemmen (Ablaufhemmung nach § 147 Abs. 3 AO). Auch noch nicht bestandskräftige Steuerbescheide oder anhängige Verfahren können dazu führen, dass Unterlagen länger aufzubewahren sind. Im Zweifel lohnt vor dem Vernichten ein prüfender Blick – und bei rechtlichen oder steuerlichen Fragen die Rücksprache mit der Steuerberatung.
- Buchungsbelege: 2026 typischerweise Jahrgang 2017 und früher
- Jahresabschlüsse/Inventare/Eröffnungsbilanzen: in der Regel 2015 und früher
- Handels-/Geschäftsbriefe (6 Jahre): häufig 2019 und früher
- Betriebsprüfung oder offene Bescheide können die Frist hemmen
Praktische Checkliste
- Beleg richtig einordnen: Buchungsbeleg (8 Jahre) oder Abschluss/Inventar/Verfahrensdoku (10 Jahre)?
- Fristbeginn ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung rechnen, nicht ab dem Belegdatum
- 2026 typischerweise: Buchungsbelege bis 2017, Abschlüsse bis 2015, Handelsbriefe bis 2019
- Verfahrensdokumentation nicht versehentlich mit den Belegen mitvernichten
- Vor dem Aussortieren prüfen: läuft eine Betriebsprüfung oder sind Bescheide noch offen?
- Bei Unsicherheit zur Einordnung die Steuerberatung einbeziehen
Häufige Fragen
Gilt die 8-Jahres-Frist jetzt für alle meine Unterlagen?
Nein. Die Verkürzung betrifft typischerweise Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen oder Kontoauszüge. Für Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Bücher und die Verfahrensdokumentation gilt in der Regel weiterhin die Zehn-Jahres-Frist.
Kann ich 2026 alte Rechnungen aus 2017 einfach wegwerfen?
In vielen Fällen ja, da deren Acht-Jahres-Frist zum Ende 2025 erreicht wurde. Sicher ist das aber nur, wenn keine Betriebsprüfung läuft, keine Bescheide offen sind und der Beleg wirklich nur Buchungsbeleg ist. Im Zweifel vorher prüfen oder nachfragen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist genau?
Typischerweise mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Frühjahr 2017 startet ihre Frist also erst am 31.12.2017 – von dort an laufen die acht beziehungsweise zehn Jahre.