Was eine Dauerrechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet
Eine Dauerrechnung kommt bei sogenannten Dauerschuldverhältnissen ins Spiel: Vertragsbeziehungen, die nicht einmalig erfüllt werden, sondern über einen längeren Zeitraum laufen und in denen regelmäßig dieselbe Leistung erbracht wird. Typische Beispiele sind Miete, Pacht, Leasing, Wartungs- oder Abo-Verträge.
Statt jeden Monat eine inhaltlich identische Rechnung neu zu schreiben, deckt eine Dauerrechnung den wiederkehrenden Zeitraum mit einem Dokument ab – häufig für ein Kalenderjahr oder bis zur nächsten Änderung. Sie wird in der Praxis oft ausdrücklich als Dauerrechnung gekennzeichnet, damit klar ist, dass sie wiederkehrend gilt.
Wichtig zur Abgrenzung: Eine Dauerrechnung ersetzt nicht die Pflichtangaben. Sie ist nur eine andere Form, eine wiederkehrende Leistung abzurechnen – kein Freibrief für weniger Inhalt.
Pflichtangaben, Zeitraum und Änderungen
Eine Dauerrechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Einzelrechnung. Die üblichen Angaben nach Paragraf 14 UStG gehören also auch hier hinein. Besonders relevant sind dabei der Leistungszeitraum, der ausgewiesene Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag.
Der zentrale Unterschied liegt im Umgang mit Änderungen: Ändert sich etwas an den Pflichtangaben – etwa der Preis durch eine Mieterhöhung, die Menge oder der abgerechnete Zeitraum –, braucht es in der Regel ein neues, angepasstes Dokument. Eine bestehende PDF-Dauerrechnung bleibt typischerweise gültig, solange die Angaben unverändert sind.
- Beide Parteien mit vollständigem Namen und Anschrift, dazu Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer.
- Art und Umfang der Leistung sowie der Leistungszeitraum (oft als Kalendermonat angebbar).
- Entgelt nach Steuersätzen, der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag.
- Bei Preis-, Mengen- oder Zeitraumänderung ein neues, angepasstes Dokument ausstellen.
Wo es im Alltag oft hakt
Der häufigste Stolperstein ist eine veraltete Dauerrechnung: Der Preis wurde angepasst, das Dokument aber nie aktualisiert. Dann passt die laufende Abrechnung nicht mehr zum tatsächlichen Vertrag.
Ebenso typisch ist, dass die Dauerrechnung schlicht in Vergessenheit gerät – etwa wenn ein Gültigkeitszeitraum ausläuft und keine Folgerechnung erstellt wird. Eine Wiedervorlage oder ein fester Eintrag im Ablagesystem hilft, solche Lücken früh zu sehen.
- Preis oder Menge geändert, aber die alte Dauerrechnung weiterlaufen lassen.
- Den Gültigkeits- oder Leistungszeitraum nicht eindeutig benennen.
- Auslaufende Dauerrechnung ohne Wiedervorlage – die Folgerechnung wird vergessen.
- Steuersatz oder Steuerbetrag nur im Vertrag, aber nicht auf der Rechnung ausweisen.
Praktische Checkliste
- Ist das Dokument klar als Dauerrechnung erkennbar und der Zeitraum benannt?
- Sind alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG enthalten?
- Stimmen Steuersatz und Steuerbetrag mit der aktuellen Leistung überein?
- Hat sich seit der letzten Ausstellung Preis, Menge oder Zeitraum geändert?
- Falls ja: Liegt ein neues, angepasstes Dokument vor?
- Gibt es eine Wiedervorlage, damit die Folgerechnung nicht vergessen wird?
Häufige Fragen
Muss ich für eine Dauerrechnung jeden Monat eine neue Rechnung schreiben?
In der Regel nicht. Solange Leistung und Angaben unverändert bleiben, deckt eine Dauerrechnung den wiederkehrenden Zeitraum typischerweise mit einem Dokument ab.
Was passiert bei einer Mieterhöhung oder Preisanpassung?
Ändert sich eine Pflichtangabe wie der Preis, ist üblicherweise ein neues, angepasstes Dokument nötig. Die alte Dauerrechnung passt dann nicht mehr zur tatsächlichen Leistung.
Bleibt eine bestehende PDF-Dauerrechnung gültig?
Typischerweise ja, solange die Angaben unverändert sind. Im Zweifel und bei steuerlichen Fragen ist eine fachliche Einordnung sinnvoll.