Anzahlungs- und Vorauszahlungsrechnung richtig schreiben

Eine Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung fordert Geld an, bevor du geliefert oder die Leistung erbracht hast. Sie ist damit eine eigene Rechnungsart – anders als eine normale Rechnung, die einen bereits abgeschlossenen Vorgang abrechnet. Üblich ist sie zum Beispiel bei größeren Aufträgen, langen Projektlaufzeiten oder Bestellungen mit Vorkasse.

Inhaltlich gelten weitgehend dieselben Pflichtangaben wie bei einer regulären Rechnung: vollständige Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer sowie – bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen – Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Hinzu kommen ein paar Punkte, die diese Rechnungsart auszeichnen.

Wichtig ist eine klare Kennzeichnung, etwa als „Anzahlungsrechnung“ oder „Vorauszahlungsrechnung“, ein Bezug zum künftigen Leistungsgegenstand (wofür die Zahlung gedacht ist) und – soweit möglich – der voraussichtliche Leistungszeitpunkt. Steht der Termin noch nicht fest, genügt in vielen Fällen die Angabe des voraussichtlichen Monats oder ein Hinweis wie „Liefertermin noch nicht vereinbart“.

• Klar als Anzahlungs- bzw. Vorauszahlungsrechnung benennen.
• Künftigen Leistungsgegenstand beschreiben, nicht nur einen Betrag nennen.
• Voraussichtlichen Leistungszeitpunkt angeben (Monat genügt oft).
• Sonst dieselben Pflichtangaben wie bei einer normalen Rechnung.

Der entscheidende Unterschied liegt beim Zeitpunkt der Umsatzsteuer. Bei An- und Vorauszahlungen entsteht die Umsatzsteuer typischerweise erst, wenn die Zahlung tatsächlich eingeht – nicht schon mit der Rechnungsstellung. Das gilt nach der gesetzlichen Grundlage unabhängig davon, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten besteuerst. Maßgeblich ist also in der Regel der Geldeingang.

Wenn der Auftrag später abgeschlossen ist, folgt die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag. Damit nichts doppelt versteuert wird, müssen die bereits berechneten Anzahlungen samt der darin enthaltenen Umsatzsteuer offen abgezogen werden. Üblich ist, in der Schlussrechnung die Gesamtleistung darzustellen und die vereinnahmten Teilbeträge mit ihrem jeweiligen Steueranteil sichtbar gegenzurechnen.

Wird dieser offene Abzug vergessen, kann es passieren, dass die Umsatzsteuer auf denselben Umsatz zweimal anfällt – einmal aus der Anzahlung, einmal aus der Schlussrechnung. Deshalb lohnt es sich, die Schlussrechnung schon beim ersten Abschlag mitzudenken und alle Teilrechnungen am selben Vorgang abzulegen.

Für Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung gilt das USt-Timing nicht in dieser Form: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und nehmen stattdessen den üblichen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf. Eine Anzahlungs- oder Vorauszahlungsrechnung ist dann ohne Steuerausweis, mit demselben Hinweis wie auf der normalen Rechnung.

• Umsatzsteuer entsteht in der Regel mit dem Zahlungseingang.
• Schlussrechnung: Anzahlungen und enthaltene USt offen abziehen.
• Doppelversteuerung droht, wenn der Abzug fehlt.
• Kleinunternehmer: ohne USt, mit Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

Die meisten Probleme entstehen nicht beim Schreiben der Anzahlungsrechnung selbst, sondern beim Übergang zur Schlussrechnung. Wer die Belege nicht zusammenhält, übersieht später leicht, was schon abgerechnet wurde.

• Die Rechnung nicht eindeutig als Anzahlung kennzeichnen.
• Keinen Bezug zum künftigen Leistungsgegenstand herstellen.
• In der Schlussrechnung die Anzahlung nur netto, aber nicht den enthaltenen Steuerbetrag offen abziehen.
• Teilrechnungen und Schlussrechnung getrennt ablegen, statt am selben Vorgang.
• Als Kleinunternehmer den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vergessen.